Kirim Surat Elektronik juga Harus Beretika, ya!

Pandemi COVID-19 membuat banyak orang kehilangan pekerjaan di tahun 2020, bahkan menjadi masa yang makin menyulitkan bagi mereka yang belum dapat pekerjaan. Maka, sangat wajar jika di awal tahun 2021 ini akan ada banyak orang yang berlomba-lomba untuk melamar pekerjaan. Di samping memang sudah mulai banyak lowongan pekerjaan dibuka, persaingan juga semakin ketat ya.

Akhir-akhir ini, saya juga mulai memperhatikan email-email yang masuk ke inbox email kantor. Dalam kurun satu minggu, ada tiga hingga empat email lamaran kerja yang masuk. Apa yang menarik dari lamaran itu? Banyak sekali yang bisa dipelajari. Mulai dari persoalan saya yang kebingungan membalas karena email yang dikirim tidak ada body emailnya hingga perasaan heran saya melihat pelamar yang menyertakan 32 dokumen email. Apakah mereka tidak beretika? Jelas bukan itu alasannya. Mayoritas email yang saya baca dikirim oleh Bapak/Ibu yang sudah tamat mengenyam pendidikan sarjana sampai magister. Di sinilah pentingnya keterampilan korespondensi pesan yang harus dipelajari oleh setiap lini masyarakat yang ingin bekerja.

***

Masih ingat jika saat SMA dulu pada mata pelajaran Bahasa Indonesia kita mendapat tugas untuk menulis Surat Lamaran Kerja? Kalau diingat-ingat lagi banyak sekali hal-hal yang harus diperhatikan, seperti tidak boleh ada correction pen, tulisan harus jelas, bahkan jika kamu ingin melamar sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) maka kamu harus, wajib, fardhu ain untuk menulis surat lamaran kerja dengan model tegak bersambung. Maka seharusnya sudah bukan jamannya lagi kita masih melakukan kesalahan saat mengirimkan email karena teknologi sudah sangat membantu kita terhindar dari hal-hal yang mungkin bagi anak muda sangat menyulitkan dan merepotkan tersebut.

Mengirim email ( surat elektronik) yang beretika juga tidak hanya saat kita melamar pekerjaan namun juga saat kita mengirimkan pertanyaan pada sebuah instansi, mengirimkan berkas pada kolega bahkan saat kita ingin menyampaikan keluhan pun harus beretika. Tujuan dari adanya etika dalam korespondensi email adalah agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi mengingat ujaran yang akan dikirimkan adalah bahasa tulisan bukan bahasa cakap. Berikut ini adalah beberapa hal yang bisa dan harusnya kamu perhatikan sebelum kamu mengirimkan sebuah surat elektronik (surel).

Jangan Pernah Mengirim Surel Tanpa Subyek

Pernah melihat email yang baru masuk dengan judul (no subject)? Kira-kira jika email ini dikirimkan untuk menawarkan kerjasama atau sekadar mengirimkan pertanyaan, akankah kita mendapatkan balasan? Kalau saya yang jadi adminnya masih saya balas dengan memberikan catatan untuk tidak lupa menuliskan subject email.

Tuliskan subject email dengan ringkas, padat, dan jelas. Biasanya jika untuk mengirimkan lamaran kerja sudah ada subject khusus yang tertera di job posting. Hal kecil, tapi dapat mengubah perjalanan lamaran kerjamu.

Isilah Body Email-mu, Jangan Biarkan Kosong

Body email adalah hal krusial kedua setelah subject mail. Mengapa demikian? Pertama, bagian ini adalah tempatmu untuk mengutarakan alasan mengapa kamu mengirim email tersebut. Kedua, jika untuk email lamaran kerja maka ini adalah spot untukmu menjelaskan kamu melamar kerja pada posisi apa. Ketiga, kamu juga dapat menceritkan kualifikasi kamu miliki untuk pekerjaan tersebut. Keempat, kamu bisa menuliskan kontak atau alamat yang bisa dihubungi oleh penerima email.

Belajar PUEBI dan Pastikan KBBI Ada di Sampingmu

Bagi kawan-kawan yang mengirimkan email menggunakan bahasa Indonesia maka sudah saatnya untuk kalian belajar ragam bahasa formal yang dapat dengan mudah untuk diakses di PUEBI dan KBBI Daring. PUEBI sendiri adalah Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia sedangakan KBBI adalah Kamus Besar Bahasa Indonesia. Pastikan saat mengirim email kata yang kalian pilih sudah menggunakan ejaan yang benar dan layak dibaca. Jangan sampai ada ragam informal terkirim bersama email resmi kalian. Jika kalian sudah berteman dekat dengan PUEBI dan KKBI, maka kemungkinan besar dan dapat dipastikan email yang kalian kirim bisa diterima dengan baik.

Googling Referensi Cover Letter

Seperti yang saya sampaikan di atas, teknologi sudah semakin maju. Jutaan orang-orang baik banyak membagikan kiat-kiat untuk membuat kata pengantar saat mengirimkan email. Just click Enter dan semua yang kalian butuhkan, google akan menyajikannya. Begitu juga perihal membuat kalimat pengantar saat melamar pekerjaan, mengirimkan penawaran kerjasama, bahkan tata cara menuliskan kata pengantar untuk email keluhan. Namun, setelah menemukan contohnya jangan lupa apa yang ada di Google hanya sebuah referensi untukmu bukan untuk dicopy-paste.

Kenalkan dirimu pada aplikasi Shareware

Aplikasi ini sangat bermanfaat untukmu agar tidak lagi mengirimkan dokumen dengan jumlah yang banyak dan membuat orang yang menerima emailmu harus bekerja keras untuk mengunduhnya. Kamu bisa menggunakan aplikasi ini untuk menyatukan berkas lamaran kerja atau penawaran bisnis dalam satu folder.

Atur Ulang Alamat Email-mu

Kapan terakhir kali kawan-kawan menggunakan nama beken untuk alamat email kalian? Biasanya alamat email ini digunakan untuk membuat akun-akun media sosial. Maka, mulai hari ini buatlah alamat email baru yang lebih formal dan terkesan profesional. Jangan lagi menggunakan angka atau symbol-simbol tertentu untuk menggantikan huruf pada alamat emailmu ya.

Perhatikan Waktu Pengiriman Email

Terakhir, tapi juga tidak kalah pentingnya adalah perhatikan waktu pengirimannya. Banyak di antara kita yang mengirimkan email di luar jam kerja dan berharap untuk segera mendapatkan balasannya dalam beberapa menit. Mengingat email bukan aplikasi chatting maka akan lebih baik jika kamu mengirimkan email pada office hours.